Lastenheft für den Launch einer Website

Die Erstellung einer Website ist geplant. Das kann der Relaunch einer bestehenden Website oder die Entwicklung eines komplett neuen Portals sein. Damit alle Beteiligten wissen, was zu tun ist, benötigen sie ein Briefing. Im Projektmanagement wird dieses als Lastenheft bezeichnet.

Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft ist ein Dokument, das die Anforderungen des Auftraggebers an ein Produkt oder eine Dienstleistung – in unserem Falle die Erstellung einer Website – beschreibt. Es dient als Grundlage für die Angebotserstellung und die spätere Umsetzung des Projekts.

Warum brauche ich Lastenheft?

Ein Lastenheft bringt Klarheit und Transparenz. Als Auftraggeber erfassen Sie vor Projektstart systematisch Ihre Anforderungen und Wünsche. Je genauer Ihre Vorgaben sind, desto besser kann die Webagentur das Angebot kalkulieren. Das vermeidet böse Überraschungen, etwa wenn die Agentur sagt: „Das war nicht beauftragt. Das können wir machen, kostet aber extra.“

Das gilt genauso, wenn beispielsweise die Grafiker beim Weblayout zusätzliche Runden drehen müssen, weil die Entwürfe nicht dem Gewünschten entsprechen. Auch hier fallen dann zusätzliche Kosten an.

Wie sollte ich ein Lastenheft aufbauen?

Im Internet werden Sie viele Vorlagen und Tipps finden. Aus unserer Sicht als Webentwickler hat sich dieser rote Faden als sinnvoll erwiesen:

Einleitung

Beschreiben Sie den Grund für den Launch. Wenn es bereits eine Vorgänger-Website gibt, beschreiben Sie, was Ihnen dort nicht gefällt. Wichtig sind auch die Ziele und die Zielgruppen: Was soll die Website bei wem erreichen? Stellen Sie sich als Auftraggeber vor: Was sind Ihre Stärken? Wer sind wichtige Wettbewerber? Kurz zusammengefasst:

  • Grund für den Launch
  • Probleme der aktuellen Website
  • Ziele und Zielgruppen
  • Eigene Stärken
  • Wichtige Wettbewerber

Inhalt und Aufbau

Das ist das Kernstück der Ausschreibung. Hier erfassen Sie die geplanten Inhalte (z.B. Text, Bild, Video, Animationen) und den generellen Aufbau: Wie soll die Website in der Navigation (Sitemap) strukturiert sein? Gibt es besondere Wünsche an die Menüführung? Werden spezielle Funktionalitäten wie Buchungstool, Veranstaltungskalender oder Newsletter gewünscht? Zusammengefasst gehört in diesen Abschnitt:

  • Gewünschte Inhalte
  • Seitenstruktur und Menüführung
  • Besondere inhaltliche Anforderungen

Design und Layout

Die oben genannten Inhalte haben natürlich Einfluss auf die Gestaltung. Wichtig sind aber auch die Rahmenbedingungen. Das sind die Vorgaben zum Corporate Design (Farben, Bildwelten, Gestaltungsraster und Schriften) und der gewünschte Stil. Hier hilft es, auf andere Websites zu verweisen, die Ihnen gefallen oder missfallen. Nennen Sie dann auch kurze Begründungen, was gut oder schlecht daran ist.

Eine Umsetzung im responsiven Design müssen Sie nicht explizit fordern, das ist Standard. Aber es ist wichtig zu wissen, ob es Besonderheiten im Nutzerverhalten gibt – zum Beispiel viele ältere User oder überwiegend Seitenzugriffe durchs Smartphone. Erfassen Sie also:

  • Angaben zum Corporate Design (z.B. CD-Manual als Anhang)
  • Gewünschter Stil
  • Websites, die gefallen oder missfallen
  • Besonderheit im Nutzerverhalten

Technische Anforderungen

Hierein fallen Fragen wie: Ist ein bestimmtes Content Management System (z.B. WordPress oder Typo3) gewünscht? Wo erfolgt das Hosting oder soll das evtl. mit angeboten werden? Wie performant soll die Website sein – rechnen Sie mit unüblich hohen Zugriffszahlen? Soll Barrierefreiheit beachtet werden und wenn ja, in welchem Umfang? Muss zum Start eine Suchmaschinenoptimierung SEO mit bedacht werden? Wichtige Punkte sind:

  • Gewünschtes CMS bzw. Anforderungen daran
  • Hosting
  • Performance
  • SEO
  • Barrierefreiheit

Sonstige Anforderungen

Die sonstigen Anforderungen sind ein Mix aus technischen, inhaltlichen und gestalterischen Anforderungen, die noch nicht erfasst wurden. Hier geht es um Mehrsprachigkeit, einzubindende Bezahlsysteme oder zu beachtende Schnittstellen. Auch die Einbindung von Newslettern und Social Media sowie ggf. externer Inhalte mittels iFrame gehören in diese Rubrik. Beschreiben Sie daher:

  • Mehrsprachigkeit
  • Bezahlsysteme
  • Zu beachtende Schnittstellen
  • Newsletter
  • Einbindung von Social Media
  • Weitere Besonderheiten

Wer macht was

Das ist ein ganz wichtiger Punkt und Kostenfaktor bei der Planung einer neuen Website: Wer soll was machen? Sollen Inhalte aus der bestehenden Website übernommen werden? Wer erstellt die fehlenden Texte? Wer recherchiert und optimiert Bilder? Muss ein Fotoshooting organisiert werden? Und nicht zuletzt: Wer überträgt die Inhalte auf die neue Seite – Stichwort Content Migration. Daher listen Sie im Lastenheft die konkreten Verantwortlichkeiten auf:

  • Texterstellung
  • Bildrecherche und Bearbeitung
  • Fotoshooting
  • Content-Migration

Hier noch ein wichtiger Tipp: Auch wenn eine Agentur sich jede Leistung bezahlen lässt. Es kann günstiger und vor allem schneller sein, die Experten zu beauftragen. Ein Beispiel: Wenn ein Vertriebler 8 Stunden (und unzählige Erinnerungen) für seinen Text benötigen würde, könnte das ein professioneller Texter mit einem zehnminütigen Interview und zwei Stunden Ausformulieren hinbekommen.

Zeitplan

Gibt es bestimmt Zeitvorgaben – zum Beispiel ein großes Messeevent, zu dem die neue Website stehen muss? Dann benennen Sie diese. Realistischerweise werden Sie aber erst im Austausch mit der Webagentur einen finalen Zeitplan erstellen können. Und berücksichtigen Sie dabei auch die eigenen Entscheidungswege. Wer muss bei Ihnen in einer Freigabe eingebunden werden? Wessen Feedback ist unentbehrlich? Wichtige Infos sind:

  • Start des Projekts
  • Termin des Livegangs
  • Zwischenschritte bei mehrstufigen Launches

Kontaktinformationen

Wer sind die internen Ansprechpartner und Hauptbeteiligten am Prozess? Geben Sie alle relevanten Kontaktdaten an:

  • Name
  • Funktion
  • Telefon
  • E-Mail-Adresse
  • Sonstige Kontaktkanäle

Soll ich im Lastenheft ein Budget benennen?

Das ist die Gretchenfrage. Die Sorge von Unternehmen ist: Wenn ein Budget benannt wird, kommt auf rätselhafte Weise immer ein Angebot in genau dieser Höhe heraus. Warum nicht die Agentur zuerst kommen lassen? Andererseits sprechen zumindest einige Gründe für ein Budget oder einen ungefähren Budgetrahmen:

Fairness: Ein Angebot zu kalkulieren, kostet viel Zeit. Wenn Ihr Budget und die Kostenstruktur der Agentur nicht zusammenpassen, sind am Ende beide Seiten genervt.

Priorisierung: Wenn Ihr Lastenheft eine „Wünsch Dir was“ Liste ist, heißt es nicht, dass Sie und die Webentwickler nicht zusammenpassen. Eine Lösung könnte dann sein, Abstriche zu machen oder bestimmte Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.

Qualität: Ein Budget zu benennen, erlaubt es der Agentur, die dazu passende Qualität zu liefern. Als Beispiel aus dem Bereich Handwerk: Wenn Ihnen Fliesen zu teuer sind, könnten Sie für den Fußboden ja auch Laminat oder Fußbodenbelag wünschen. In jedem Fall erhalten Sie eine professionelle, zu Ihrem Angebot passende Lösung.

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