Die Planung eines Events bringt einige Aufgaben mit sich. Egal ob es sich um eine Sportveranstaltung, ein Firmenevent, eine große Konferenz oder ein Konzert handelt: Es gibt vieles zu bedenken und zu planen. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen unsere mediale Betreuung der Sportveranstaltung CrossDeLuxe präsentieren und zeigen, wie umfangreich die Medien sein können, die bei einem Event gebraucht werden und was wir dabei berücksichtigen.
Eine Basis schaffen
Zunächst einmal geht es darum, die genauen Zielgruppen einer Veranstaltung zu definieren. Das sind zum einen die Teilnehmenden, aber auch andere Stakeholder wie z.B. Sponsoren, andere Unternehmen, Vermieter von Räumlichkeiten oder die Presse spielen eine Rolle bei der medialen Planung und visuellen Gestaltung des Events.
Weitere wichtige Fragen sind: Was ist Ihr Alleinstellungsmerkmal, das Sie von anderen unterscheidet? Wann findet das Event statt und wieviel Vorlaufzeit wird benötigt? Mit diesen Informationen positionieren Sie sich inhaltlich sowie visuell und planen die Kommunikationsmaßnahmen und Werbekanäle.
Zielgruppe des CrossDeLuxe sind Menschen, die das Laufen mit dem Überwinden von Hindernissen verbinden wollen. Sich dreckig zu machen und schlammige Passagen zu meistern, gehört untrennbar mit dazu. Für viele Teilnehmer ist dabei sein alles – deswegen sind nicht nur erfahrene Crossläufer am Start, sondern auch Familien oder ganze Firmenteams.
Visuelle Basics festlegen
Um ein einheitliches Auftreten zu gewährleisten, werden am Anfang die visuellen Basiselemente festgelegt. Dabei wird bereits berücksichtigt, welche Medien und Formate später bedient werden sollen. Die Basiselemente beinhalten in der Regel: Logo, Schrift, Farbschema, Bildsprache (Fotografie, Illustration, Icons, Muster) und weitere Grafikelemente wie z.B. Hintergründe, Flächen und Formen, die eine ästhetische oder auch eine technische Funktion haben können.
Für die CrossDeLuxe Veranstaltungen haben wir ein Logo entwickelt, das farblich und inhaltlich auf die jeweiligen Hauptsponsoren und Namensgeber zugeschnitten ist und gleichzeitig eine hohe Wiedererkennung bietet. Die Farbwelt ist erdig und greift damit die Kernelemente des Crosslaufs auf. Dazu wurde eine grobe, charakterstarke Schrift für Headlines und Werbung gewählt. Um eine einheitliche Bildsprache in der Fotografie zu ermöglichen, wird das Event jedes Jahr von einem professionellen Fotografen begleitet. Diese Fotos werden dann wiederum für alle Werbemedien verwendet.
Die Event-Website gestalten
Die Ziele der Website eines Events hat meist das übergeordnete Ziel, die Zielgruppen zu erreichen und sie dazu zu bringen, an dem Event teilzunehmen. Dazu gilt es folgende Teilbereiche zu beachten:
- Markenpräsentation
Hier liegt der Fokus auf den individuellen Besonderheiten der Veranstaltung und der Veranstalter. Es muss erreicht werden, dass sich die Zielgruppen mit dem Event identifizieren und „Teil werden“ wollen.
- Informationsvermittlung
Hier geht es in erster Linie darum, dem potenziellen Kunden alle relevanten Informationen über das Event zur Verfügung zu stellen: Art der Veranstaltung, Ort und Zeit, Infos zum Ablauf, Voraussetzungen für die Teilnahme und andere eventspezifische Details.
- Verkaufsförderung & Abwicklung
Für Events, bei denen vorab Tickets verkauft werden sollen, muss einen Shop oder zumindest eine Bestellstrecke auf der eingerichtet werden. Diese Bestellfunktion muss es „Call to Action“ entsprechend prominent auf der Website positioniert werden.
- Kommunikation & Interaktion
Eine Website kann als Kommunikationsplattform dienen, indem sie den Besuchern ermöglicht, Kontakt aufzunehmen, Feedback zu hinterlassen, Fragen zu stellen oder durch weitere interaktive Angebote, wie z.B. der Integration von Social Media oder dem Teilen von Bildern, die Bindung zwischen Veranstalter und Teilnehmer zu stärken.
- SEO & Sichtbarkeit
Die SEO ist wichtig, um die Online-Sichtbarkeit des Events zu verbessern. Dadurch kann die Eventwebsite mehr Traffic anziehen und die Zielgruppen besser erreichen.
Für die Crosslauf-Reihe CrossDeLuxe haben wir eine Multi-Eventseite aufgesetzt. Diese setzt auf eine emotionale Startseite, auf der Teilnehmer Informationen zu allen Standorten und Terminen sowie wichtige News vorfinden. Für die insgesamt neun Laufevents wurden zusätzlich Einzel-Websites erstellt. Allen Seiten ist gemein, dass sie das Besondere am Event durch emotionale Bilder und Videos sowie eine Schlamm-Optik des gesamten Layouts unterstreichen.
Werbemaßnahmen und Werbemittel
Werbemaßnahmen umfassen eine Vielzahl von Aktivitäten, die darauf abzielen, Produkte, Dienstleistungen, Marken oder Unternehmen zu bewerben und die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden zu gewinnen. Auch im Falle der Event Werbung können z.B. folgende Maßnahmen auf die Zielgruppe/n ausgerichtet werden:
Digitale Werbung
Hierzu gehören Online-Anzeigen in Form von Bannerwerbung, Suchmaschinenwerbung (z.B. Google Ads), Social-Media-Werbung (z.B. Facebook Ads, Instagram Ads, LinkedIn Ads), Videoanzeigen (z.B. YouTube Ads) und Werbung in Apps.
Printwerbung
Printwerbung umfasst Anzeigen und Präsentation in Zeitungen, Magazinen, Zeitschriften, Broschüren, Flyer, Postkarten, Plakaten etc.
Außenwerbung
Bei der Außenwerbung wird an öffentlichen Orten geworben. Dabei werden z.B. Plakatwände, Litfaßsäulen, Busse, U-Bahnen bespielt.
Direktmarketing
Direktmarketing beinhaltet die direkte Ansprache potenzieller Kunden über E-Mail, Postwurfsendungen, Kataloge, Telefonanrufe oder Nachrichten über SMS, WhatsApp, Telegram u.A.
Event-Marketing
Das Event-Marketing umfasst die Teilname an Messen, Veranstaltungen, Konferenzen oder Sponsorings von anderen Veranstaltungen.
Content-Marketing
Content-Marketing beinhaltet die Erstellung und Verbreitung von (hochwertigen) Inhalten wie Blog-Posts, Videos, Infografiken, E-Books oder Podcasts.
Social-Media-Marketing
Social-Media-Marketing fasst die Nutzung von Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram, X, LinkedIn und anderen Plattformen, für die Verbreitung von Inhalten, zusammen.
Influencer Marketing
Beim Influencer Marketing nutzen Marken, Unternehmen u.A. die Reichweite und Glaubwürdigkeit von Influencern auf Social Media. Sie können z.B. die Anliegen der Marken kommunizieren oder Werbung für konkrete Produkte machen.
Für die CrossDeLuxe Läufe werden jedes Jahr digitale und analoge Werbematerialien gestaltet – von Anzeigen für Print und Web über Werbepostkarten bis hin zum Poster. Dabei achten wir darauf, dass die fürs laufende Jahr festgelegten Layouts jeweils wiedererkennbar bleiben, aber immer wieder originell ausfallen. Das Online-Marketing wird durch die Gestaltung von Bildern für die Social-Media-Kanäle sowie SEA-Maßnahmen zur Gewinnung von Teilnehmern unterstützt.
Organisatorische Medien
Bei jedem Event werden unterschiedliche Medien gebraucht, die den Ablauf organisieren. Dazu können z.B. Anmeldebogen, Tickets, Startkarten, Parktickets, Programmhefte, Preislisten, und Getränke- und Essensmarken zählen.
Für die Crosslauf-Reihe CrossDeLuxe wurde eine Reihe an funktionalen, organisatorischen Medien konzipiert. Wie bei den Werbemitteln ist hier jährlich aufs Neue Kreativität gefragt. Die einzelnen Medien wie Streckenkarten, Urkunden, Medaillen oder Starterunterlagen werden jedes Jahr inhaltlich und gestalterisch aktualisiert. Bei diesen Medien wird darauf geachtet, dass die universellen visuellen Basics der Veranstaltung beibehalten werden, aber dennoch immer wieder etwas Einzigartiges entsteht.
Vor Ort Medien
Damit eine Veranstaltung zu einer gesamtheitlichen Erfahrung wird, werden einzelne Teile von oder Medien für die Location gestaltet werden. Dazu zählt z.B. ein Wegeleitsystem, andere Beschilderungen, Ein- und Ausgänge, Banner, Fahnen u.v.m.
Für die Veranstaltungen im Rahmen des CrossDeLuxe wurden Wegweiser, Schilder und Banner – auch für Sponsoren – gestaltet. Im Idealfalle können diese bei unterschiedlichen Veranstaltungen und damit mehrfach genutzt werden. Für neu erstellte Elemente ist es wichtig, die allgemeine Wiedererkennbarkeit mit den spezifischen Besonderheiten des jeweiligen Events zu kombinieren.
Merchandise
Merchandise bezieht sich auf Produkte, die von einer Marke oder einem Unternehmen hergestellt werden, um sie zu verkaufen und gleichzeitig ihre Marke zu bewerben. Beispiele dafür können Gegenstände wie Kleidung (T-Shirts, Hoodies, Mützen, Socken etc.), Accessoires (Tassen, Taschen, Schlüsselanhänger etc.), Poster oder Aufkleber sein und natürlich vieles mehr.
Für die Veranstaltungsserie des CrossDeLuxe wird jedes Jahr ein neues T-Shirt gestaltet und produziert – sowohl für die Teilnehmer als auch fürs Support-Team. Dieses hat, zusammen mit anderen Medien wie z.B. Sticker, ein jahresspezifisches Design. Weitere Merchandise-Artikel wie z.B. Gutscheine, Taschen oder Pullover sind in ihrer Gestaltung nah an den Basics und somit im Idealfall über Jahre wiederverwendbar.
Nach der Veranstaltung
Auch nach der Veranstaltung können weitere Maßnahmen ergriffen und Medien erzeugt werden. Manche Veranstalter benötigen z.B. einen Abschlussreport, z.B. für Sponsoren oder die interne Berichterstattung. Ebenso können Umfragen bei Den Teilnehmenden oder der Organisation für zukünftige Veranstaltungen relevant sein. Das Teilen von Bildern und Videos kann den Kontakt der Teilnehmenden mit der Marke / dem Event verstärken und die positive Assoziation verlängern.
Für die CrossDeLuxe Läufe erstellen wir jedes Jahr einen Post-Show-Report, der alle interessanten Daten der Events zusammenfasst und Bilder sowie Kommentare und Rückmeldungen zu den Events zeigt. Bestehenden und potenziellen Sponsoren und Partnern werden die Reichweite und Wirkung der Events bewusst. Das schafft die Basis für eine langjährige Zusammenarbeit. Wir haben den Report so gestaltet, dass wir die Inhalte jedes Jahr anpassen können, während die Gestaltung einheitlich bleibt.
Sollten Sie eine Veranstaltung planen, sei es eine Sportveranstaltung oder ein anderes Event, planen wir gerne gemeinsam mit Ihnen das Marketing, damit ihr Vorhaben das Ziel erreicht, das Sie sich gesetzt haben.
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